دليل الاستخدام

الدليل ‹ مسؤول القسم

دليل مسؤول القسم

هذا الدليل لك إذا كنت مسؤولًا عن قسم. أنت تفعل كل ما يفعله عضو الفريق، وفوقه: توزيع المهام على فريقك، تقسيم المهمة إلى أجزاء، ومراجعة التسليمات وقبولها أو إعادتها.

البداية

1ما هو FLOW؟

مكان واحد لكل عمل الفريق: من يعمل ماذا، ومتى يسلّمه، ولمن.

FLOW نظام يرتّب عمل فريق التسويق. كل عمل مكتوب فيه كمهمة. كل مهمة لها صاحب، وموعد بداية، وموعد تسليم، وشخص يستلمها بعدك.

  • تعرف ما المطلوب منك اليوم.
  • ترفع ملفاتك وتسلّم عملك من نفس المكان.
  • يصلك تنبيه عندما يُسند إليك عمل أو يُقبل أو يُعاد.
  • تتكلم مع زملائك داخل النظام.

💡 نصيحة: لا تحتاج أن تحفظ كل شيء. ابدأ من صفحة «نظرة عامة» كل صباح، فهي تقول لك ما المهم.

2الدخول إلى النظام

كيف تدخل بحسابك.

  1. افتح رابط النظام.
  2. اكتب بريدك الإلكتروني.
  3. اكتب كلمة المرور.
  4. اضغط «دخول».

إذا كانت هذه أول مرة، فكلمة المرور أعطاك إياها مدير النظام. غيّرها بعد الدخول (اقرأ «تغيير كلمة المرور»).

⚠️ انتبه: لا تعطِ كلمة المرور لأحد. لا أحد من الإدارة سيطلبها منك.

3نسيت كلمة المرور

كيف تختار كلمة مرور جديدة بنفسك.

  1. في صفحة الدخول اضغط «نسيت كلمة المرور؟».
  2. اكتب بريدك واضغط الزر.
  3. افتح بريدك. ستجد رسالة من FLOW فيها رابط.
  4. اضغط الرابط واكتب كلمة مرور جديدة (10 أحرف على الأقل).

💡 نصيحة: الرابط يعمل لمدة ساعة واحدة ومرة واحدة فقط. إذا انتهى، اطلب رابطًا جديدًا.

4تغيير كلمة المرور

غيّر كلمة المرور وأنت داخل النظام.

أين تجده؟اسمك أسفل القائمةتغيير كلمة المرور

  1. اضغط على اسمك أسفل القائمة الجانبية.
  2. اختر «تغيير كلمة المرور».
  3. اكتب كلمة المرور الحالية، ثم الجديدة مرتين.
  4. اضغط «تغيير كلمة المرور».

5شكل الشاشة

أين كل شيء في الصفحة.

  • القائمة على اليمين: فيها صفحات النظام (نظرة عامة، المهام، المراجعات، التقويم، الخطة، سند…). على الجوال تفتحها من زر القائمة ☰.
  • الشريط العلوي: فيه عنوان الصفحة، وزر الوضع الداكن 🌙، وزر التنبيهات 🔔.
  • اختيار الشهر 📅: يغيّر الشهر الذي تراه. النظام يتذكر آخر شهر اخترته.
  • خانة البحث: اكتب جزءًا من اسم مهمة أو مشروع لتجدها بسرعة.
  • الزر الأزرق الدائري أسفل الشاشة: المحادثات.

💡 نصيحة: الوضع الداكن واختيار الشهر يُحفظان في حسابك، فتجدهما كما هما على أي جهاز.

6التنبيهات

كيف تعرف أن شيئًا جديدًا يخصك.

الجرس 🔔 في الأعلى يعرض آخر التنبيهات. الرقم الأحمر عليه = تنبيهات لم تقرأها بعد.

  • أُسندت إليك مهمة أو جزء من مهمة.
  • قُبل تسليمك أو أُعيد إليك للتعديل.
  • وصلك تسليم لتراجعه.
  • ذكرك أحد في محادثة (@اسمك).

أين تجده؟🔔كل التنبيهات وإعداداتها

من صفحة التنبيهات تستطيع أن تختار: هل تصلك التنبيهات على البريد؟ وهل تصلك على المتصفح والجوال؟

  1. افتح «كل التنبيهات وإعداداتها».
  2. فعّل «بريد إلكتروني» إذا أردت نسخة على البريد.
  3. لتنبيهات الجوال أو المتصفح: اضغط زر التفعيل في «هذا المتصفح» ووافق على السماح.

7المحادثات

تكلّم مع زميل، أو مع قسمك، أو داخل مهمة.

أين تجده؟الزر الأزرق الدائري أسفل الشاشة

  • محادثة القسم: لكل قسم غرفة واحدة يتكلم فيها أفراده.
  • محادثة خاصة: بينك وبين شخص واحد.
  • محادثة المهمة: داخل صفحة كل مهمة، للكلام عن هذه المهمة فقط.
  1. اضغط الزر الأزرق.
  2. اختر محادثة من القائمة، أو اضغط لبدء محادثة جديدة مع شخص.
  3. اكتب رسالتك في الأسفل واضغط Enter (أو زر الإرسال).

💡 نصيحة: اكتب @ ثم اسم زميلك ليصله تنبيه. اكتب @الكل لتنبيه كل من في المحادثة.

إدارة قسمك

8دورك كمسؤول قسم

ما الذي تستطيعه زيادة على عضو الفريق.

  • ترى كل مهام قسمك، وتعدّلها.
  • تسند المهمة لأي شخص في قسمك.
  • تقسّم المهمة إلى «مهام فرعية» وتعطي كل جزء لشخص.
  • تراجع التسليمات: تقبلها أو تعيدها مع السبب.
  • ترى صفحة «الفريق» و«تقويم الفريق».
  • تستخدم «تعديل الفلو» لتطلب تعديلات بالكلام.

💡 نصيحة: صلاحياتك على قسمك فقط. مهام الأقسام الأخرى لا تظهر لك إلا إذا كانت مسندة إليك.

9مراجعة التسليمات

اقبل العمل أو أعده للتعديل.

أين تجده؟القائمةالمراجعات

  1. افتح «المراجعات». تجد التسليمات التي تنتظر قرارك.
  2. افتح الملف أو الرابط وراجعه حسب «معيار القبول».
  3. إذا كان جيدًا اضغط «قبول التسليم».
  4. إذا يحتاج تعديلًا اضغط «إعادة للتعديل» واكتب السبب بوضوح.

إذا كان العمل سيكمل في قسم آخر اضغط «قبول وإرسال لقسم آخر». تُفتح المهمة ونموذج الإرسال جاهز.

⚠️ انتبه: لا أحد يراجع عمله بنفسه. إذا كنت أنت من سلّم، سيراجعه شخص آخر.

10إسناد مهمة لشخص في فريقك

اختر من ينفّذ المهمة.

أين تجده؟صفحة المهمةإدارة المهمةإسناد المهمة

  1. افتح المهمة.
  2. اضغط «إسناد المهمة».
  3. اختر شخصًا أو أكثر من قسمك.
  4. اكتب ملاحظة إن أردت، ثم احفظ. يصلهم تنبيه.

لإسناد مهام كثيرة مرة واحدة استخدم «تقويم الفريق» (الجزء التالي).

11تقويم الفريق والإسناد الجماعي

مهام قسمك حسب الأيام، وإسنادها دفعة واحدة.

أين تجده؟التقويمتقويم الفريق

  1. افتح «تقويم الفريق».
  2. علّم على المهام التي تريد إسنادها.
  3. اختر الموظفين وطريقة الإسناد.
  4. اضغط «إسناد».

12تقسيم المهمة إلى مهام فرعية

قسّم مهمة كبيرة إلى أجزاء، وأعطِ كل جزء لشخص.

أين تجده؟صفحة المهمةالمهام الفرعيةإضافة مهمة فرعية

  1. افتح المهمة.
  2. في «المهام الفرعية» اضغط «إضافة مهمة فرعية».
  3. اكتب المطلوب (مثل: كتابة نصوص البوستات الثلاثة الأولى).
  4. اختر من يقوم بها من قسمك.
  5. اختر موعد التسليم. يجب أن يكون داخل مدة المهمة.
  6. اضغط «إضافة وإسناد». يصله تنبيه.
  7. كرّر لكل جزء.

أعلى القسم ترى التقدم، مثل «2 من 5 مقبولة»، وشريطًا أزرق. وفي قائمة المهام يظهر «فرعية 2/5».

💡 نصيحة: تستطيع «تعديل» أو «حذف» أي جزء لم يُقبل بعد.

13مراجعة المهام الفرعية

اقبل الجزء أو أعده.

أين تجده؟نظرة عامةمهامي الفرعية

  1. يصلك تنبيه «سلّم مهمة فرعية للمراجعة».
  2. افتح المهمة. الجزء مكتوب عليه «بانتظار مراجعتك».
  3. اقرأ ما أنجزه وافتح الرابط.
  4. اضغط «قبول»، أو «إعادة للتعديل» واكتب السبب.

14تعديل مهمة

غيّر العنوان أو الوصف أو المواعيد.

أين تجده؟صفحة المهمةإدارة المهمةتعديل المهمة

  1. اضغط «تعديل المهمة».
  2. غيّر ما تريد: العنوان، الوصف، تاريخ البداية، أو الأيام.
  3. اكتب سبب التعديل (يظهر للفريق).
  4. احفظ.

المهمة المعدّلة تبقى كما عدّلتها حتى لو تغيرت الخطة. لإرجاعها لما تقوله الخطة اضغط «إلغاء التعديل».

15صفحة الفريق

من في قسمك، وكم عند كل شخص من عمل.

أين تجده؟القائمةالفريق

ترى كل شخص في قسمك وعدد مهامه هذا الشهر. اضغط أي اسم لترى مهامه وبياناته.

16رفع تقويم المهمة (إكسل) وتوزيع بنوده

ارفع ملف إكسل فيتحول إلى بنود توزّعها على فريقك.

أين تجده؟صفحة المهمةتقويم المهمة

  1. اختر «ملف إكسل التقويم» (.xlsx).
  2. اضغط الاستيراد. كل صف يصبح بندًا.
  3. اختر لكل بند من يقوم به.
  4. عندما يُسلَّم البند، اعتمده أو جهّزه للنشر.

17تعديل الفلو بالكلام

اكتب ما تريد تغييره، والمساعد ينفّذه.

أين تجده؟سندتعديل الفلو

  • «أجّل مهمة 451 يومين، السبب: انتظار المصدر»
  • «خلّ كل بنود التقويم هذا الشهر مسودة»
  • «وريني مهام قسمي المتأخرة»

بعد التنفيذ يكتب لك «ما تغيّر فعلًا». كل تعديل يُسجَّل باسمك.

⚠️ انتبه: هذا ينفّذ تعديلات حقيقية. اقرأ ما كتبته قبل الإرسال، واقرأ «ما تغيّر فعلًا» بعده.

18هل البريف موجود في الفلو؟

ارفع بريفًا لتعرف أي أجزائه لها مهام بالفعل.

أين تجده؟سندالبريفات

  1. ارفع ملف البريف أو الصق نصه.
  2. اضغط «افحص الموجود والناقص».
  3. انتظر دقيقة أو اثنتين.
  • موجود بالفعل: له مهمة.
  • تغطية جزئية: يحتاج مراجعة.
  • لم يظهر تطابق: غير موجود غالبًا.

💡 نصيحة: الفحص لا يضيف شيئًا. يخبرك فقط.

عملك كعضو فريق

19يومك: صفحة «نظرة عامة»

أول صفحة تفتحها كل يوم.

أين تجده؟القائمةنظرة عامة

  • الأرقام في الأعلى: كم مهمة موعدها اليوم، كم قيد التنفيذ، كم متأخرة.
  • «تركيز اليوم»: المهام التي بدأت ولم تسلّمها بعد. المعادة والمتأخرة أولًا.
  • «مهامي الفرعية»: الأجزاء التي أسندها لك مسؤول القسم.
  • «الأيام الجاية»: ما سيبدأ قريبًا.

💡 نصيحة: ابدأ دائمًا بالمهمة المكتوب عليها «معادة للتعديل» أو «متأخرة».

20قائمة المهام

كل مهامك في الشهر المختار.

أين تجده؟القائمةالمهام

  • «مهامي»: ما أنت مسؤول عنه.
  • «تُسلَّم إليّ»: مهام زملاء ستصل إليك بعدهم.
  • «القسم»: كل مهام قسمك.

اضغط اسم أي مهمة لتفتحها. تستطيع أن تصفّي بالحالة (متأخرة، قيد التنفيذ…).

21صفحة المهمة

كل ما تحتاجه لتنفيذ مهمة في صفحة واحدة.

  • الاسم والوصف: ما المطلوب.
  • المدخل والمخرج ومعيار القبول: ماذا تستلم، وماذا تسلّم، ومتى يُعتبر عملك مقبولًا.
  • المراحل: التحضير ← الإنجاز ← التسليم، ولكل مرحلة تاريخ وتعليمات.
  • المستلم التالي: الشخص الذي يستلم عملك ويراجعه.
  • مصدر المهمة: البريف أو الملف الذي جاءت منه.
  • ملفات المهمة، والتسليم، والمحادثة، والمساعد.

💡 نصيحة: اقرأ «معيار القبول» قبل أن تبدأ. هو ما سيراجعه المستلم.

22المراحل الثلاث

كل مهمة تمرّ بثلاث مراحل.

  • ١. التحضير: اقرأ المصدر، اجمع ما تحتاجه، وافهم المطلوب.
  • ٢. الإنجاز: نفّذ العمل نفسه.
  • ٣. التسليم: راجع جودة عملك ثم سلّمه.

أيام العمل من الأحد إلى الخميس. الجمعة والسبت لا تُحسب.

23رفع ملف عمل

احفظ مسودة أو ملفًا داخل المهمة دون أن تسلّمها.

أين تجده؟صفحة المهمةملفات المهمةإرفاق ملف

  1. افتح المهمة.
  2. في «ملفات المهمة» اضغط «إرفاق ملف».
  3. اختر الملف واكتب اسم النسخة (مثل: مسودة 1).
  4. اضغط «حفظ الملف».

💡 نصيحة: هذا للحفظ فقط. المستلم لن يراجع شيئًا حتى تضغط «رفع وتسليم».

24تسليم المهمة

سلّم عملك ليراجعه المستلم.

أين تجده؟صفحة المهمةالتسليم

  1. تأكد أن عملك يطابق «معيار القبول».
  2. في قسم «التسليم» اختر ملف التسليم، أو ضع رابطًا (Drive، Figma، منشور…).
  3. اكتب اسم النسخة (مثل: النسخة النهائية).
  4. اكتب ملاحظة للمستلم إن أردت.
  5. اضغط «رفع وتسليم».

بعدها تصبح المهمة «بانتظار المراجعة»، ويصل تنبيه للمستلم. وقت التسليم يُسجَّل تلقائيًا.

⚠️ انتبه: لا تستطيع أن تسلّم مرة ثانية وأنت تنتظر القرار. انتظر حتى يقبل المستلم أو يعيد.

25إذا أُعيدت مهمتك للتعديل

ماذا تفعل عندما يطلب المستلم تعديلًا.

  1. يصلك تنبيه «أُعيد للتعديل».
  2. افتح المهمة واقرأ «سبب الإعادة».
  3. عدّل عملك حسب السبب.
  4. سلّم مرة أخرى بنفس الطريقة («رفع وتسليم»).

💡 نصيحة: إذا لم تفهم السبب، اسأل المستلم في «محادثة المهمة».

26من يستلم عملي؟

المستلم التالي هو من يراجع تسليمك.

في صفحة المهمة تجد «المستلم التالي». هو من يقبل عملك أو يعيده. إذا لم يُختر أحد، يراجعه مسؤول القسم.

  1. في صفحة المهمة، بجانب «المستلم التالي»، اضغط «تغيير».
  2. اختر الشخص الصحيح.
  3. اضغط «حفظ».

⚠️ انتبه: لا تستطيع أن تختار نفسك. شخص آخر يجب أن يراجع عملك.

27المهام الفرعية (جزءك من مهمة)

عندما يقسّم مسؤول القسم مهمة ويعطيك جزءًا منها.

أين تجده؟نظرة عامةمهامي الفرعية

  1. يصلك تنبيه «أسند إليك مهمة فرعية».
  2. افتح المهمة من «مهامي الفرعية». ستجد جزءك في قسم «المهام الفرعية».
  3. نفّذ الجزء قبل موعده.
  4. اضغط «تسليم»، واكتب ماذا أنجزت، وضع رابط النتيجة إن وُجد.
  5. اضغط «تسليم للمراجعة».

مسؤول القسم يقبل جزءك أو يعيده مع السبب. إذا أُعيد، اضغط «تسليم بعد التعديل».

💡 نصيحة: أنت تسلّم جزءك فقط. تسليم المهمة كاملة يقوم به صاحبها.

28إضافة مهمة جديدة

أضف مهمة لأي قسم إذا ظهر عمل غير موجود في الخطة.

أين تجده؟المهاممهمة جديدة

  1. اضغط «مهمة جديدة».
  2. اختر القسم الذي سينفّذها، ونوع المهمة، والبراند.
  3. اكتب عنوانًا واضحًا وتفاصيل قصيرة.
  4. اختر تاريخ البداية وموعد التسليم.
  5. اختر من سينفّذها من القسم.
  6. اضغط «إضافة المهمة». تصل المهمة لهم مع تنبيه.

تحت النموذج تجد «مهام أضفتها مؤخرًا» لتتابع ما أضفته.

29التقويم الشهري (المحتوى)

بنود المحتوى المنشور في الشهر وحالة كل بند.

أين تجده؟القائمةالتقويمالتقويم الشهري

كل بند هو منشور أو فيديو أو ستوري. لكل بند: المسند إليه، تاريخ النشر، المنصة، والحالة.

  • مسودة ← قيد التنفيذ ← مُسلَّم ← جاهز للنشر ← منشور.
  1. افتح الحزمة (مجموعة البنود) بالضغط على «فتح».
  2. اضغط أي خانة لتعديلها، ثم Enter للحفظ.
  3. عندما تنهي بندك غيّر حالته إلى «مُسلَّم». يصل تنبيه لفريق النشر.

30تقويم المهمة (بنود المحتوى داخلها)

عندما تحتوي المهمة على جدول محتوى مقسّم إلى بنود.

أين تجده؟صفحة المهمةتقويم المهمة

بعض المهام فيها قسم «تقويم المهمة»: جدول محتوى (من ملف إكسل) مقسّم إلى بنود. مسؤول القسم يوزّع البنود. إذا أُسند إليك بند، حدّث حالته وأضف رابط التصميم أو النشر.

💡 نصيحة: اعتماد البند وتجهيزه للنشر يقوم به مسؤول القسم.

31وصلتني مهمة بالغلط

حوّلها للقسم والشخص الصحيح.

أين تجده؟صفحة المهمةإدارة المهمةتصحيح الإسناد

  1. افتح المهمة.
  2. في «إدارة المهمة» اضغط «تصحيح الإسناد».
  3. اختر القسم والشخص الصحيح.
  4. اكتب السبب واضغط «تحويل المهمة».

المواعيد لا تتغير. التحويل يُسجَّل في تاريخ المهمة.

32إرسال العمل لقسم آخر

بعد قبول تسليمك، يكمل قسم آخر العمل (مثل: من التصميم إلى الإنتاج).

أين تجده؟صفحة المهمةإدارة المهمةإرسال لقسم آخر

  1. انتظر حتى يُقبل التسليم.
  2. اضغط «إرسال لقسم آخر».
  3. اختر القسم ونوع المهمة والموظفين.
  4. اختر تاريخ البداية والمدة.
  5. اضغط «إرسال للقسم». تصلهم مهمة جديدة ومعها ملف التسليم.

33سند: المساعد الذكي

اسأل بأي كلام عادي. سند يقرأ كل ما تستطيع أنت رؤيته، ويتذكرك، ويقترح تعديلات.

أين تجده؟القائمةسنداسأل سند

سند يعرف: مهامك، التسليمات، المهام الفرعية، فريقك، الخطة، التقويم، الاجتماعات، تنبيهاتك، محادثاتك، والملفات. يرى فقط ما تراه أنت.

  • «إيه المطلوب مني النهارده؟»
  • «مين في فريقي عنده شغل كتير؟»
  • «إيه قرارات آخر اجتماع؟»
  • ارفق ملف بريف واسأل: «التسكات دي موجودة في الفلو؟»

سند يستطيع أن يقترح تعديلًا، مثل: «أجّل مهمة 451 يومين» أو «ابعت رسالة لأحمد إن الملف جاهز».

  1. اطلب التعديل بكلامك.
  2. يظهر لك سند بطاقة فيها التعديل بالضبط.
  3. اقرأها جيدًا.
  4. اضغط «تنفيذ» للتنفيذ، أو «إلغاء».

⚠️ انتبه: لا يحدث أي تعديل قبل أن تضغط «تنفيذ». والتعديل بصلاحياتك أنت ويُسجَّل باسمك.

34سند يتذكرك

محادثاتك محفوظة، وسند يتذكر ما تطلب منه تذكّره.

  • المحادثات: كل محادثة تُحفظ في «المحادثات» على جانب صفحة سند. اضغطها لترجع لها، أو × لحذفها.
  • «+ محادثة جديدة»: لتبدأ موضوعًا جديدًا.
  • ذاكرة سند: قل «تذكّر إني مسؤول عن براند أحبار» أو «تذكّر إني أحب الردود القصيرة». سند يتذكر هذا في كل محادثة.
  1. لترى ما يتذكره سند: انظر «ذاكرة سند» على الجانب.
  2. لتضيف شيئًا: اكتبه في الخانة واضغط «تذكّر».
  3. لتحذف شيئًا: اضغط × بجانبه. أو «مسح الكل».

💡 نصيحة: محادثاتك وذاكرتك لك وحدك. لا يراها أحد آخر، ولا حتى مدير النظام.

⚠️ انتبه: لا تطلب من سند أن يتذكر كلمة مرور أو معلومات سرية.

35اسأل المساعد عن مهمة

مساعد داخل كل مهمة يشرحها لك.

أين تجده؟صفحة المهمةاسأل المساعد عن المهمةفتح المساعد

  • «إيه المطلوب مني بالظبط؟»
  • «اعملي قائمة فحص قبل التسليم»
  • «المصدر فين وهسلّم لمين؟»

36رتّب يومي

المساعد يرتّب لك يومك: ابدأ بماذا؟

أين تجده؟نظرة عامةرتّب يوميابدأ

اضغط «ابدأ» ثم «رتّب يومي». يقرأ مهامك ويقول لك: ابدأ بهذا الآن، ما المتأخر، ما ينتظر مراجعتك، وما القادم.

37الجولات

امشِ في عمل قسم أو مشروع مهمة بمهمة.

أين تجده؟الخطةالجولات

  1. اختر نوع الجولة (القسم، البراند، المشروع، الحملة، النشاط).
  2. اختر الاسم واضغط «ابدأ الرحلة».
  3. استخدم «المحطة التالية» و«المحطة السابقة» للتنقل.

💡 نصيحة: النظام يتذكر آخر محطة. اضغط «متابعة جولتي» لترجع إليها.

38الاجتماعات ومحاضرها

الاجتماع الأسبوعي ومحضره.

أين تجده؟التقويمالاجتماعات

  1. اختر الاجتماع من القائمة.
  2. اكتب الحضور والملخص والقرارات.
  3. اضغط «حفظ المحضر».